Offre d’emploi

Assistant(e) au Secrétariat Général - mi-temps

PRÉSENTATION DU POSTE

Intitulé et classification

Niveau 4 salaire brut à l’embauche 176.510 HUF /20 heures par semaine

Place du poste dans l’organisation et champ des relations dans l’établissement

Le poste est rattaché à l’Institut français de Hongrie.

SITUATION DE TRAVAIL

Missions – activités

Sous l’autorité du directeur de l’Institut français, il (elle) assistera le secrétaire général.

Missions principales :

-  Travaux de secrétariat (copies, commandes des fournitures et consommables, suivi réservations de salles et de véhicules, enregistrement des congés des ADL, réponses téléphoniques, classement, poste, etc.)
-  Préparation des ordres de missions et mémoires de frais pour l’ensemble des personnels
-  Suivi des contrats des personnels recrutés locaux
-  Transmission d’informations mensuelles à la société de gestion des payes
-  Recueil et suivi des candidatures en cas de publication d’offre d’emploi
-  Inscription de l’acquisition à l’inventaire et suivi de l’inventaire
-  Enregistrement des bons de commande
-  Négociation et suivi des contrats de prestations de l’IFH (ménage, déchets, téléphone, eau, internet etc.),
-  Enregistrement des factures à leur arrivée et établissement des factures
-  Recueil des requêtes des personnels s’agissant du bâtiment (dysfonctionnements constatés, suivi équipes de ménage, accueil et gardiennage etc.)
-  Traductions de documents non techniques
-  Ces missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service

Champ des relations
• Relation interne : travail au sein d’une équipe de 5 personnes, en relation étroite avec l’ensemble des services de l’Institut français.
• Relation externe : prestataires de service extérieurs.

Compétences à mettre en œuvre

L’assistant(e) du secrétariat général doit être autonome et polyvalent(e). Il (elle) doit être adaptable, méticuleux (se) et disponible, et avoir le sens du contact. Il (elle) doit savoir planifier ses activités, prévoir et maîtriser la diversité des tâches qui seront les siennes. Une excellente maitrise de Word et Excel est requise, de même qu’une excellente maitrise des langues hongroise et française.

Si vous êtes intéressés par ce poste, merci de transmettre votre CV et une lettre de motivation tous deux en français à l’adresse ci-dessous, avant le 12 septembre 2018.

c.gadini@inst-france.hu

Dernière modification : 03/09/2018

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